Digitalizzare le aziende è molto conveniente. Infatti quando parliamo di digitalizzazione aziendale intendiamo riferirci a tutte quelle possibilità di adozione di tecnologie innovative che facilitano e semplificano tutti i processi all’interno dell’organizzazione. La digitalizzazione è strettamente collegata alla semplificazione delle procedure, al favorire i processi lavorativi e gestionali, in modo che essi possano diventare più efficienti. Ma c’è un aspetto particolare che colpisce della digitalizzazione aziendale: si tratta della dematerializzazione dei documenti.

Che cos’è la digitalizzazione dei documenti

Digitalizzare i documenti significa dematerializzarli e quindi trasformarli da cartacei in digitale. Tutto questo è possibile facendo ricorso a degli strumenti ben precisi, come per esempio Regystrum, che consente di archiviare in maniera digitale anche i documenti aziendali. I file infatti vengono archiviati fisicamente nel drive di un utente Google. In questo drive Regystrum crea una serie di cartelle dell’archivio online, che vengono ordinate per periodi e per numero di protocollo.

Gli utenti hanno a disposizione un potente motore di ricerca per trovare all’interno tutto ciò che serve loro, sfruttando i campi usati per la protocollazione e potendo effettuare ricerche anche per testo contenuto. Quindi grazie a questo archivio cloud proposto, tutti i file possono essere rintracciabili in qualsiasi momento e sono accessibili anche da smartphone e tablet.

I vantaggi della digitalizzazione dei documenti

Sfruttando il cloud per la registrazione dei documenti, sono molti i vantaggi che si possono conseguire. Infatti essi possono essere resi disponibili a più persone contemporaneamente e possono essere inviati tramite posta elettronica.

Con la digitalizzazione dei documenti si riduce o si elimina del tutto la carta. Quindi l’azienda ne consegue molti benefici. Innanzitutto ci sono minori costi di stampa e di carta, con opportunità importanti anche per quanto concerne il risparmio energetico.

Avere i documenti archiviati digitalmente consente di aumentare la produttività degli impiegati, pure distribuendo in modo più efficace le informazioni. Inoltre il tutto si traduce in una maggiore sicurezza.

La digitalizzazione aziendale comprende davvero moltissimi aspetti, ma soprattutto quello che più risalta in evidenza è rappresentato dal miglioramento dell’efficienza e da una maggiore flessibilità dell’operato di tutti i dipendenti.

Senza contare in tutto questo la possibilità di intrattenere sempre online maggiori rapporti con i clienti per sentire le loro opinioni e per assicurarsi di aver soddisfatto pienamente le loro aspettative.

Non bisogna dimenticare l’altro aspetto importante a cui abbiamo fatto già cenno, che è quello della sicurezza, perché, avendo i documenti archiviati nei servizi cloud, rimane tutto al sicuro, anche nel momento in cui le strutture fisiche potessero subire dei danni. Tra l’altro, affidando la gestione dei documenti a delle macchine, vengono ridotti anche i margini di errore.

Perché conviene la digitalizzazione aziendale

Possiamo renderci conto della convenienza della digitalizzazione dei processi aziendali, se guardiamo tutti questi vantaggi che abbiamo descritto. Ci sono infatti molti strumenti tecnologici che possono essere utili e di cui non dobbiamo dimenticare l’importanza.

Dobbiamo ricordare, a questo proposito, che esistono anche delle competenze basilari che danno la possibilità di sfruttare le potenzialità di questi prodotti.

Tutto questo significa rivalutare i processi organizzativi aziendali all’interno di una nuova prospettiva, che non riguarda soltanto alcuni comparti, ma comprende l’intero modo di lavorare.

Ridurre i tempi di attesa, velocizzare le attività lavorative, aumentare la flessibilità dei servizi: sono tanti gli aspetti su cui si deve riflettere, per capire veramente l’importanza di quanto possa essere utile arrivare alla digitalizzazione dei processi aziendali, senza contare anche che l’uso di tecnologie all’avanguardia permette anche di agire nel senso di ridurre l’impatto ambientale, come per esempio quello della carta, e quindi agire al meglio anche nel senso dell’ecosostenibilità. Da non sottovalutare quindi tutte le potenzialità della digitalizzazione per lo sviluppo delle imprese.