Negli ultimi tempi abbiamo avuto l’occasione di abituarci ad una produttività e ad un modo di lavorare che per certi versi sono cambiati molto. Infatti si è affermata con tutte le sue potenzialità la variabile dello smart working, definendo una produttività sempre più ibrida, fatta di momenti in presenza e di altri periodi in cui si può lavorare anche a distanza. In questo scenario sicuramente ci si deve affidare necessariamente a piattaforme di comunicazione unificata, che permettono di unire le varie opportunità che oggi la produttività ibrida consente di realizzare. È il contesto di quello che viene definito unified communication.
Che cos’è la comunicazione unificata
La unified communication o comunicazione unificata viene intesa come tutti gli approcci innovativi dal punto di vista tecnologico, che hanno come obiettivo principale quello di semplificare le interazioni fra le persone negli ambienti lavorativi.
Questo approccio innovativo si riferisce sia agli aspetti interni dell’azienda che alle comunicazioni verso l’esterno. Gli strumenti su cui si basa questo tipo di comunicazione sono molti, perché prevede l’uso integrato di chat, telefonia IP, videoconferenze, anche in modalità asincrona, e poi l’utilizzo sempre più ampio di e-mail ed SMS. Spesso nell’ambito della unified communication si sottolinea la componente più collaborativa, rivolgendosi all’uso di file sharing, messaggistica istantanea e calendari.
La nascita della unified communication
Lo sviluppo delle soluzioni di unified communication risale a metà degli anni ’90, quando internet si affermò sempre di più come uno strumento importante per gestire le comunicazioni, sia interne che dalla sede principale dell’azienda verso le sedi decentrate.
Questo genere di tecnologia ha incontrato molte evoluzioni nel corso del tempo. Infatti per esempio si è potuto espandere in maniera molto intensa con la diffusione del protocollo IP e con quei sistemi che sfruttano le tecnologie VoIP.
In tutto questo contesto non dobbiamo dimenticare la diffusione di altri protocolli, come http e XML, che hanno rappresentato altri momenti molto importanti per lo sviluppo della unified communication.
Attualmente i nuovi sistemi di comunicazione si sono arricchiti tramite le reti mobili a banda larga e le tecnologie di videoconferenza, che permettono di aggiungere tantissimi servizi.
Quali sono i vantaggi
Le aziende riescono a comprendere sempre in maniera più significativa quali sono tutti i vantaggi che questi sistemi nuovi di comunicazione riescono a mettere in atto. Intanto la unified communication è stata sperimentata in maniera molto intensa soprattutto durante il periodo del lockdown, quando spesso le aziende hanno fatto ricorso allo smart working.
Tuttavia, al di là dell’emergenza sanitaria, i nuovi sistemi di comunicazione permettono dei vantaggi molto importanti che sono validi in ogni momento. La collaborazione diventa più efficace e la conservazione e l’accesso ai documenti e ai file diventano più sicuri e più facili.
Si ha in generale un’ottimizzazione dei processi operativi, perché l’uso di strumenti come le chat, l’help desk, la posta elettronica dà la possibilità di rimanere in contatto costante con i clienti e con la squadra di lavoro.
È possibile constatare un aumento della produttività individuale, perché i dipendenti possono lavorare da qualsiasi luogo, a patto di avere accesso ad internet. Si parla a questo proposito infatti di desktop virtuale, a cui si può accedere da remoto da qualsiasi dispositivo.
L’organizzazione aziendale diviene più efficace, riscontrando un aumento della produttività del business e quindi aumentano anche i guadagni che se ne possono ricavare. Si ha in generale una riduzione dei costi operativi. Non soltanto infatti vengono ridotti i costi che riguardano le chiamate, come per esempio quelle internazionali, ma si risparmia anche per i costi di manutenzione degli apparati.
Non dobbiamo dimenticare che la possibilità di operare tramite un’unica piattaforma centralizzata, invece di utilizzare vari apparecchi, riduce la necessità di intervenire a livello tecnico spesso e quindi si riducono anche le spese. Le aziende hanno l’occasione di risparmiare, anche perché possono fare meeting online, riducendo le trasferte e gli spostamenti, che implicano sempre dei costi non indifferenti.
Da non dimenticare anche la sostenibilità ambientale che la unified communication riesce a garantire. Le aziende sono convinte sempre di più del fatto che sia importante ridurre l’impatto delle loro attività sull’ambiente e promuovono dei metodi di lavoro green che sono apprezzati anche dai clienti.
Il fatto stesso che la comunicazione unificata permette di ridurre gli spostamenti e le trasferte dei collaboratori e dei dipendenti può avere dei riflessi importanti sul traffico e quindi tutto ciò contribuisce a ridurre l’inquinamento dell’aria.
Inoltre è molto importante il supporto all’innovazione che la comunicazione unificata riesce a dare a tutta l’organizzazione aziendale. Da questo punto di vista la unified communication assume un ruolo di prim’ordine come propulsore nell’incentivare l’innovazione aziendale, non dimenticando la gestione integrata di e-mail, fax, SMS, voce e il file sharing in cloud, come sistemi importanti per comunicare in maniera più efficiente. Come abbiamo visto, la unified communication apporta davvero tanti benefici per il business di ogni azienda.
