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Sfruttare la tecnologia per migliorare la propria azienda

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Nell’epoca attuale il lavoro di un’azienda di qualunque tipo si sviluppa su moltissimi fronti, che spesso vanno al di là dei normali processi di produzione, distribuzione e assistenza legati a un prodotto o servizio. Questo IN gergo viene chiamato “front-end”, ossia la parte più o meno visibile di un’impresa.

Poi però c’è il “back-end”, ossia la parte invisibile, quella serie di attività che permettono all’azienda di funzionare e che, di fatto, rendono possibile il front-end.

Pensiamo a una ditta di produzione e vendita di scarpe, per esempio: l’aspetto visibile fa capo a una fabbrica, un negozio oppure un e-commerce. Quello invisibile riguarda invece gli uffici, il personale che lavora in amministrazione, nella logistica e più in generale in tutti quei reparti che come detto facilitano il funzionamento dei processi di vendita.

Si tratta per certi versi di un ambito squisitamente burocratico, dove a farla da padrone sono documenti, conti, preventivi, fatture e scartoffie di ogni genere.

Tenendo presente quanto premesso poco sopra, è evidente che un’azienda nel 2020 abbia quindi a che fare con miliardi di documentazioni, fogli e quant’altro che vanno organizzati, schedati e soprattutto conservati secondo le misure di legge.

Dal momento che parliamo di uno scenario in costante incremento, vien da sé che nella nostra epoca sia fondamentale pensare sistemi di archiviazione alternativi quello cartaceo, per molti motivi.

Nelle prossime righe scoprirai perché è importante trasformare un archivio cartaceo in digitale e quali sono i principali vantaggi nel farlo.

Risparmiare spazio fisico

Convertire gli archivi dei documenti aziendali da cartacei a digitali significa anzitutto azzerare completamente lo spazio riservato allo stoccaggio dei documenti, che in un’impresa altrimenti andrebbe ragionato in modo “incrementale” (ossia sempre più spazio senza soluzione di continuità).

Questo significa poter gestire molto più agevolmente gli ambienti dell’ufficio e magari destinarli ad aspetti più proficui, come lo stoccaggio delle merci oppure la creazione di nuove postazioni lavorative.

Senza contare che gli spazi dedicati all’immagazzinamento dei documenti richiedono notevole manutenzione, al fine di evitare il deterioramento della carta che comporterebbe perdita di documenti importanti e a causa del quale verrebbe meno il principio di custodia dei documenti previsto dalla legge.

Rendere rapidi i processi

Convertire un archivio fisico in uno digitale rappresenta tra l’altro un grande vantaggio in termini di operatività dell’azienda.

Nella maggior parte dei casi i documenti archiviati hanno necessità di essere periodicamente consultati: preventivi da rivedere, contratti, progetti etc. che in momenti diversi della vita di un’azienda potrebbero aver bisogno di essere ripresi, rivisti o analizzati nuovamente alla luce di cambiamenti o quant’altro.

Un archivio digitale consente di velocizzare al massimo la consultazione dei documenti, evitando a chi ne ha bisogno l’annosa ricerca – spesso infruttuosa – di specifici file cartacei archiviati in una pila di altri fogli.

Questa ricerca, che sembra un dettaglio, in realtà può portare via anche molto tempo, tolto ad attività decisamente più proficue alle quali ci si potrebbe dedicare qualora si avesse a disposizione un sistema di archiviazione e indicizzazione perfetto come la sfera digitale consente.