La normativa italiana ed europea impone, per la conservazione digitale a norma di molti dei documenti di aziende e studi di professionisti, un iter ben preciso e molto strutturato. Il mancato rispetto delle formalità previste dalla legge può determinare il venir meno del valore legale del documento mal conservato. Per tale ragione, è molto importante conoscere a fondo il processo di conservazione digitale a norma e munirsi di strumenti professionali che possano evitare errori e in alcuni casi conseguenze anche molto sgradevoli sul piano legale o fiscale.
Conservazione digitale: le formalità necessarie
Per la valida conservazione digitale di un documento, requisito fondamentale è l’apposizione su di esso della firma digitale, della marcatura e del riferimento temporale. Tali elementi consentono infatti di garantire l’originalità del documento, attestando la data di creazione dello stesso e l’identità di chi ha apposto la firma. Solo in presenza di tali elementi il documento digitalizzato mantiene la sua validità legale ed è dunque opponibile a terzi. Per facilitare il processo di conservazione digitale, TeamSystem ha sviluppato un software molto completo e allo stesso tempo di semplice utilizzo in grado di sollevare i soggetti obbligati dalla maggior parte delle incombenze, rendendo loro tutto incredibilmente più semplice.
Conservazione digitale più semplice grazie a CCT di TeamSystem
Con CCT conservazione digitale, TeamSystem intende rispondere, con un solo prodotto, a numerose esigenze dei suoi clienti. Si tratta di un software davvero completo che non si limita a semplificare il processo di conservazione digitale e a consentirne la devoluzione a TeamSystem. CCT conservazione digitale è anche integrato con gli ERP: ciò garantisce all’utente la possibilità di inviare in conservazione i suoi file direttamente dal sistema gestionale in uso e disporne in qualsiasi momento per consultarli, scaricarli o esibirli a norma di legge.
Il reperimento dei file archiviati è infatti rapido e molto agevole, grazie alle numerose funzioni di ricerca facili e intuitive e ai filtri personalizzati. Inoltre, CCT consente di effettuare la conservazione a norma della PEC, servizio indispensabile per gli studi legali. Un software completo e incredibilmente versatile che garantisce ad aziende e professionisti un enorme risparmio di tempo ed energie. Le certificazioni ISO/IEC 27001:2013 e UNI EN ISO 9001:2008 riconosciute a CCT e l’accreditamento presso l’Agenzia dell’Italia Digitale (AgID) sono ulteriore conferma della sicurezza e qualità del servizio di conservazione digitale offerto da TeamSystem.
