Introduzione ai software rilevazione presenze
Per la gestione economica delle aziende, dotarsi di un software rilevazione presenze rapido e efficiente è di vitale importanza, in quanto non solo riesce a dare una immediata visione di quelli che sono gli impiegati in servizio o meno ogni giorno, ma anche permette di razionalizzare al meglio le risorse economizzando al massimo ogni dipendente.
Si riescono a gestire in maniera assolutamente efficace i criteri burocratici del personale, quantificando ferie, malattie, permessi e giorni lavorati. Gli operatori delle aziende addetti all’uso di questi software saranno tenuti a rispettare la privacy del dipendente, e non visualizzeranno in alcun modo dati personali, ma potranno esclusivamente comunicare alla direzione del personale eventuali problemi di carattere burocratico lavorativo.
Automatizzare, velocizzare e semplificare i processi aziendali non può che prescindere dall’utilizzo di un software di rilevazione presenze, vitale per l’azienda che ne usufruisce. Un altro dei punti cardine è la modalità di rilevazione delle timbrature.
Anticamente ci si basava sul sole; all’alba si iniziava ed al tramonto si smetteva di lavorare.
Successivamente si è passati ai sistemi marcatempo su cui il dipendente timbrava il fatidico cartellino (termine che ancor oggi caratterizza l’azione da intraprendere).
Ma con l’avvento della tecnologia internet e la sua evoluzione si è fatto quel passo decisivo in più che permette, tramite l’utilizzo dell’informatica, di avere una trasmissione dei dati veloce, rapida e soprattutto certa di quelle che sono le presenza, evitando il cartaceo e la scrittura umana che è sempre soggetta ad errori o dimenticanze.
Caratteristiche principali di un buon software rilevazione presenze
Alcune caratteristiche base devono essere gestite dal software rilevazione presenze in maniera snella ed intuitiva, con una interfaccia grafica il più possibile facile ed immediata. I principali dati da inserire dovrebbero essere:
- Calcolo delle ore lavorate dai dipendenti (a prescindere dall’obbligo di timbratura o meno)
- Calcolo degli straordinari (autorizzati o meno)
- Arrotondamenti sugli orari lavorati, sia sulle ore extra lavorate che sulle assenze
- Gestione abbuoni e ritardi in ingresso ed in pausa
- Calendari degli eventuali turni a livello giornaliero, settimanale o mensile
- Elenco di causali di timbrature
- Eccezioni per date di feste
- Gestione pausa minima e massima consentita dal contratto di riferimento
- Gestione dei ritardi con recupero giornaliero
- Esclusione delle timbrature ravvicinate nel tempo
- Conversione orario flessibile in orario rigido a seconda della timbratura in ingresso mattutina
- Produzione di un file batch (o supporto di vario genere) per l’elaborazione dei cedolini stipendiali
- Grafica leggera e colori tenui per evitare disturbi da uso prolungato
- Multimedialità di fruizione
- Stivaggio dei dati su supporti magnetici tutelati o su spazi Cloud
- Attribuzioni di livelli diversi con accessi vari a parti del software dedicati
- Flessibilità configurativa dei moduli che compongono il software
- Integrazioni con software esterni (ad esempio per le risorse umane)
- Gestione e stampa (o trasmissione via posta elettronica) del cedolino stipendiale
- Registrazione delle timbrature su diverse modalità
Vantaggi del software rilevazione presenze
Oltre a tutte le caratteristiche già citate, diversi altri vantaggi possono essere acquisiti tramite un perfetto utilizzo del software rilevazione presenze, in maniera facile veloce ed intuitiva. Non solo la direzione del personale ne può beneficiare, ma anche il dipendente può avere i suoi grandi benefici. Innanzitutto la pressoché immediata visualizzazione del proprio stato in relazione al montante ore lavorate, ferie fatte e residue, permessi da richiedere e quelli fatti, stato dei giorni di malattia.
Al posto di pericolosi foglietti o magari semplici richieste vocali che si prestano ad equivoci e malintesi, l’inserimento veloce telematico rassicura sia il dipendente che la direzione sulla sicurezza dei dati ed il corretto rispetto delle procedure aziendali e i requisiti di legge.
Una ditta fornitrice del software riesce, tramite il proprio personale altamente professionale e perfettamente formato, a supportare il cliente in fase progettuale e di start up, aiutandolo nelle parametrizzazione e configurazioni, ma anche in post vendita per formazione di altro personale o risoluzione di problemi tecnici che si possono sempre verificare.
